Slik lykkes du med overgangen til aktivitetsbasert arbeidsplass

09. september 2019

Det er mange meninger om hvorvidt åpent landskap bidrar til tettere samarbeid eller bare mer stress, og mangel på konsentrasjon. Sodexos erfaring er at det er mulig å øke trivselen og jobbe mer effektivt med en aktivtetsbasert arbeidsplass. I denne artikkelen vil vi dele vår erfaring og gi noen tips til hvordan bedrifter kan lykkes med denne overgangen.

Slik lykkes du med overgangen til aktivitetsbasert arbeidsplass
Stillerom er nødvendig i et åpent landskap
Tilstrekkelig med stillerom er nødvendig i et åpent landskap

Les også: Mer effektiv i åpent landskap

Vi går ett år tilbake i tid, til høsten 2018, da 45 ansatte på Sodexos hovedkontor skulle flytte til nye lokaler på Lilleaker i Oslo. Det gamle kontoret var en blanding av åpent landskap med faste plasser og cellekontor. De ansatte så frem til å flytte i nye lokaler med moderne teknologi og fint interiør. Men noen negative reaksjoner var det. Noen ansatte fikk lenger reisevei og parkeringsplasser forsvant, men de største bekymringene handlet om at de nå skulle jobbe aktivitetsbasert. Et begrep mange hadde hørt om, men kanskje ikke hadde erfart selv, eller visste hva innebar. 

Velg arbeidsplass ut fra oppgave og dagsform

Aktivitetsbasert arbeidsplass er en fri arbeidsform hvor de ansatte selv velger arbeidsplass ut ifra oppgaven som skal gjøres. Free seating og clean desk er to av hovedprinsippene i en aktivitetsbasert arbeidsplass, og lokalene er utformet slik at man har arbeidsplasser for ulike behov og arbeidsstil. Som medarbeider må man stille seg noen spørsmål når man kommer til kontoret. Har man oppgaver som krever høy grad av konsentrasjon så vil en stillesone være løsningen. Har man behov for interaksjon med kollegaer, setter man seg i en fleksibel eller sosial sone.

En aktivitetsbasert arbeidsplass har som mål å øke samarbeidet på tvers av avdelinger, samt redusere behovet for møter og e-post for den enkelte medarbeider. Dette vil gi en mer dynamisk og fleksibel arbeidsplass. 

Mindre forstyrret av kollegaer med aktivitetsbasert arbeidsplass

Et halvt år etter flyttingen ønsket vi å undersøke effekten av de store endringene. Resultatene var positive. Majoriteten av medarbeiderne forteller at de trives bedre, og de ansatte melder om at de fysiske omgivelsene gjør at de jobber mer effektivt og at de i mindre grad blir forstyrret av kollegaer

«Lytt til erfarne fjellfolk» er et kjent uttrykk, og det var også noe vi gjorde før flyttingen. For å hjelpe andre som ønsker å gå over til en aktivitetsbasert arbeidsplass har vi samlet noen tips: 

1.    Endringsprosess

Å jobbe aktivitetsbasert er en ny måte å jobbe på. For at alle skal trives må de ansatte være villig til å utfordre det gamle arbeidsmønsteret og være åpne for å endre vaner. Det er viktig at de ansatte får opplæring i premissene for aktivitetsbasert arbeidsmåte, og at prosessen med å innarbeide tankemønstre og nye vaner starter tidlig. Hvis dere flytter inn i nye lokaler, husk at overgangen er en endringsprosess, ikke bare en flytteprosess.

2.    Vær grundig i planlegging av lokalene

Gjør en telling av hvor mange som er på jobb til ulike tider og kartlegg hva slags type arbeid de gjør og hvilke behov de har. Gå igjennom avdeling for avdeling slik at du får en god oversikt over behovet for stillerom, arbeidsplasser, møterom osv. Det er ofte store variasjoner, avhengig av hva slags type jobb man har. Hvis man ønsker å gå grundig til verks så finnes det nyttige mobilapplikasjoner for å kartlegge dette.  
Skap arbeidssoner for ulike typer arbeid og sosial omgang. For eksempel bør man ha stillesoner, fleksible soner, telefonbokser, møterom i ulike størrelser og et sted hvor de ansatte kan slappe av og koble ut, både alene og sammen med andre. 

3.    Åpent landskap med eller uten faste plasser

Fleksible plasser er å foretrekke fremfor faste plasser da man vil miste noe av det som er essensen i en aktivitetsbasert arbeidsplass dersom de ansatte har fast plass. Hensikten er at man skal velge arbeidsplass ut fra hvilke oppgaver man gjør og behovet man har til enhver tid. Med faste plasser kan man ikke selv velge om man vil sitte i en stille sone eller et sted med mer bakgrunnsstøy. Da er man gitt den plassen man har og folkene man har rundt seg. 

4.    Involvering

Det er større sjanse for at de ansatte opplever endringen som positiv hvis de selv er engasjert og involvert i små og store prosjekter knyttet til overgangen. Lag grupper som kan jobbe med kaffeløsning til kontoret, sosiale aktiviteter, interiør, helsefremmende tiltak osv.  

5.    Digitale løsninger

Sørg for å ha digitale løsninger som gjør at man beveger seg sømløst mellom de ulike arbeidsplassene. Løsninger for små ting som å lade mobiltelefonen, et brukervennlig system for å bruke skjermer i møterom, app for booking av parkering og små høyttalere for telefonmøter er enkle ting som betyr mye i en travel, digital hverdag. Hvorfor ikke investere i trådløst nettverk i personalrestauranten slik at de ansatte kan ta uformelle møter der, eller sette seg ned og jobbe. 

6.    Nye krav til lederne

Det stilles større krav til god ledelse på en aktivitetsbasert arbeidsplass. Tidligere hadde du kanskje dine medarbeidere samlet i et landskap eller på en rad med cellekontorer. På en aktivitetsbasert arbeidsplass legger man til rette for at ansatte kan jobbe fra flere steder, og det blir vanskeligere å ha kontroll på hvor de er til en hver tid. 
Det nye arbeidslivet krever større grad av tillit til de ansatte. Det skal være tydelig at de har fleksibilitet til å jobbe fra hvor de vil. Samtidig vil det kreve tett individuell oppfølging av hver enkelt. Som leder bør man ha hyppigere én- til én samtaler med de ansatte for å følge de opp. Kanskje du skal invitere avdelingen til fast mandagskaffe eller ha en fast dag i uka hvor dere spiser lunsj sammen. 

På større arbeidsplasser kan man fort bli borte i mengden når man ikke har sine faste plasser. Derfor er det viktig at man er spesielt inkluderende i forhold til nyansatte slik at de finner seg til rette. Det er et ansvar alle medarbeidere har, å inkludere og se sine kollegaer.

Har du lyst å komme på besøk til oss og se hvordan vi jobber på en aktivitetsbasert arbeidsplass? Ta kontakt med Alexandra Enger.

Les også: Mer effektiv i åpent landskap

Tekst av: Cecilie Holtan

Tilbake til listen