Fremtidens arbeidsplass

Koronapandemien har skapt et paradigmeskifte når det kommer til arbeidsplass og arbeidskultur. Forventningene til arbeidstakere og arbeidssøkere har forandret seg drastisk de siste to årene.

Selv om det har vist seg å fungere godt er det fremdeles flere fallgruver rundt hybridarbeid og hjemmekontor. For å oppnå best mulige resultater er det viktig å finne en balanse mellom individuelle preferanser, behovet til teamet og selskapets mål. Enkelte grupper er spesielt utsatt for å bli oversett med hybridarbeid, for eksempel nyansatte, mødre med små barn, introverte og de med manglende digital kompetanse. Fleksibilitet, kommunikasjon og klare retningslinjer for en digital arbeidsplass må til for å sørge for at ingen faller utenfor og at man klarer å løfte frem og holde på menneskelige ressurser og talentfulle arbeidere.

Skiftende forventninger i arbeidsmarkedet

Alle arbeidstakere har ulike behov og ønsker for hjemmekontor og kontorarbeid. Pandemien har helt klart skapt en skiftende forventning om hvordan arbeidsplassen skal fungere også etter at pandemien er over. Ifølge en studie utført av Sodexo er en fleksibel arbeidsdag den viktigste prioriteringen for arbeidssøkere når de skal finne en ny arbeidsgiver, og hele 60 % av arbeidssøkere er villige til å akseptere en lavere lønn mot muligheten til å bestemme hvor og når de jobber.

Utfordringer med hjemmekontor

Selv om mange arbeidstakere er positive til hjemmekontor og ønsker mer hybridarbeid i fremtiden er det også flere fallgruver og utfordringer som kan skape komplikasjoner og en negativ effekt på bedriftskulturen. Fem områder står fram som spesielt utfordrende:

• Ekskludering og ulikheter: med færre muligheter til å delta i bedriftskulturen vil også sjansen for å bli ekskludert og oversett øke. Da bedriften ikke lenger har mulighet til å styre arbeidsplassen er det også en risiko for at det vil bli en sprikende kvalitet på arbeidsforhold. De med høyt støynivå i hjemmet, manglende utstyr, dårlig tilgang på sunn mat, liten grad av mosjon og aktivitet, dårligere luftkvalitet og lavere digital kompetanse vil få en dårligere arbeidsdag, noe som igjen kan være med å øke ulikheter på jobb.
• Manglende bedriftskultur: for å beholde en sterk bedriftskultur krever det nytenking. Det er viktig å skille kultur fra et fysisk sted og gjøre det om til noe som inkluderer alle ansatte, uansett om de jobber hjemme eller er på kontoret. Bedriftskultur er noe som sitter i hodet og ikke i veggene.
• Utfordringer for ledelse: ansvaret for ledere og teamledere blir bredere når ansatte jobber fra flere forskjellige steder. Å lede hybride team krever ressurser og sterke lederegenskaper, både fra ledere, men også ansatte da selvledelse blir stadig viktigere.
• Balansering av individuelle og felles behov: for å kunne balansere både individuelle preferanser, behovet til teamet og selskapets mål, krever det en arbeidsstrategi basert på bedriftens behov og mål. Men det vil også kreve kompromisser og fleksibilitet for hver enkelt, samt inkludering av ansattes perspektiv.
• Optimalisering av lokaler og tjenester: spørsmålet om hva vi skal gjøre med kontorlokaler er et emne som vil fortsette å være relevant. Svaret er fleksible løsninger for en fleksibel arbeidsstyrke. Det vil ta tid før man ser et tydelig mønster for varig bruk av kontorplass etter pandemien.

Utsatte grupper står i fare for å bli oversett og miste muligheter

Enkelte grupper er spesielt utsatt for å bli oversett og miste muligheter som følge av hybridarbeid. Mødre med små barn har i stor grad hatt ansvaret for barnepass, leksehjelp og andre oppgaver rundt husholdning under pandemien, og denne trenden vil trolig fortsette også etter at samfunnet åpnes opp igjen. Det kan gi dårligere arbeidsforhold på hjemmekontoret, samtidig som det kan redusere muligheten til å dra ofte inn på kontoret. Mindre synlighet og tilstedeværelse på kontoret kan føre til at mødre risikerer å bli oversett, for eksempel rundt forfremmelser.

Andre grupper som også er spesielt utsatte som følge av økende bruk av hjemmekontor er nyansatte som ikke får tilstrekkelig med opplæring, og som med manglende interaksjoner med kollegaer ikke får en følelse av tilhørighet og lojalitet til bedriften. Introverte og de med lavere digital kompetanse kan også falle utenfor, rett og slett fordi det er vanskelig for dem å ta del i det digitale sosiale livet.

Hvordan holde på og løfte frem talenter?

I en studie utført av Stanford University viser tall fra en undersøkelse av et kinesisk selskap at ansatte som jobbet på kontoret fikk forfremmelser dobbelt så ofte som ansatte som jobbet hjemmefra. En av grunnene til dette var at de som møtte opp på kontoret ble en “in-group”, eller en inngruppe på norsk, og at dette førte til fordeler for denne gruppen.

For å unngå at arbeidsplassen blir delt opp i en inn-gruppe og en ut-gruppe er det viktig å sørge for felles vilkår og muligheter til å delta uavhengig av arbeidssted. Det blir viktigere å se individet og skape et arbeidsmiljø og en bedriftskultur som eksisterer utenfor kontorveggene. For at nye talenter ikke skal forsvinne i den nye arbeidsmodellen med hybridarbeid og hjemmekontor krever det at ledere og HR finner nye måter å jobbe med mennesker på.

Teknologiske løsninger

Når de daglige fysiske møtene mellom medarbeidere forsvinner, må teknologiske løsninger tre inn for å fylle dette gapet. I Sodexo bruker vi blant annet en app som heter Senion som tillater oss å bruke kontoret på en mer effektiv måte for eksempel ved å vise hvem som er på kontoret den dagen, se hvilke rom som er ledige og booke en arbeidsplass. På den måten skaper vi økt tilgjengelighet både mellom kollegaer, ulike funksjoner og ledelse uansett om man er på kontoret eller ikke.